WELTWEITE OFFICE TRENDS BEEINFLUSST VON COVID-19
Whitepaper    13.08.2020     7537

Inhaltsverzeichnis

Die Post-Corona Bürowelt wird besser als zuvor

Die Flexibilität beim Arbeiten erreicht neue Ausmaße

Die Eigenverantwortung der Arbeitnehmer wird wichtiger

Führung wird neu gedacht

Mit räumlichen Distanzen wird anders umgegangen

Die Sprachsteuerung wird das neue 'Touch'

Materialien und Oberflächen werden noch wichtiger

Mehr Bewusstsein für Mensch und Natur

Zellenbüros erleben ein Revival

Abstände brauchen Fläche

Desk-Sharing bleibt relevant

Mittelzonen und 'Creative Spaces' werden noch bedeutender

Homeoffice: Facts & Figures

Der Küchentisch ist keine Dauerlösung

Mehr Produktivität durch Deep Work im Homeoffice

Die richtige Mischung aus Home- und Office-Arbeit macht's

Fazit

WARUM DIE ARBEITSWELT
NACH DER PANDEMIE ANDERS,
ABER BESSER WIRD

Die Post-Corona Bürowelt
wird besser als zuvor

Nach der Krise wird es wieder bergauf gehen - und das in einer Arbeitsumgebung, die besser ist als je zuvor. Aber was genau bedeutet das? Wo geht die Reise hin und wie wird unser Arbeitsumfeld zukünftig aussehen? Klar ist: das 'Physical Distancing' wird in seinen Grundzügen bestehen bleiben und somit sowohl Ort als auch Umgebung der Arbeit prägen. Die Grenzen zwischen Arbeit und Privatem werden zunehmend verschwinden. Man arbeitet flexibler, verbringt mehr Zeit zu Hause mit der Familie, wobei die eigentliche Arbeit viel intensiver wird. Insgesamt wird die ganze Arbeitswelt hybrider, eine neue Balance zwischen persönlicher Interaktion und virtueller Zusammenarbeit entsteht gerade. Und auch die Digitalisierung ist auf einem ganz neuen Level. Gezwungen­ermaßen ist sie innerhalb kürzester Zeit in vielen Unternehmen vorangetrieben worden. Dabei wurden viele Schritte in Richtung einer digitaleren Arbeitsweise und -umwelt gemacht, von denen wir nachhaltig profitieren.

Die Flexibilität beim Arbeiten
erreicht neue Ausmaße

Starre Strukturen, der tägliche Weg ins Büro, Beginn um acht und Feierabend um fünf gehören der Vergangenheit an. Homeoffice-Arbeit, flexible Arbeitszeiten rund um Kinderbetreuung und Familienverpflichtungen, wechselnde Arbeits­plätze und Videokonferenzen von unterschiedlichsten Orten aus - das ist der momentane Alltag. Von Corona getrieben setzen sich weltweit Arbeitgeber mit den Themen flex­ibles und mobiles Arbeiten, neue Kommunikationstechnologien und Homeoffice auseinander. 60% geben laut dem Fraunhofer Institut1 an, räumlich und zeitlich wesentlich flexibler zu Arbeiten als vor der Pandemie. Die meisten von uns sind aktuell Probanden im großangelegten Test-Szenario ,,flexibles Arbeiten", wenn auch ungeplant. Wir alle erleben die guten und schlechten Seiten, die Herausforderung­en, die diese Arbeitsweise mit sich bringt und schaffen dabei die Grundlage für eine neue Flexibilität in der Arbeitswelt von morgen.

1 "Corona-Homeoffice Selbsttest" des Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO Stuttgart, Mai 2020

Die Eigenverantwortung der
Arbeitnehmer wird wichtiger

Ein weiterer Aspekt, den das flexible Arbeiten und die Homeoffice-Tätigkeit mit sich bringen: mehr Eigenverantwortung und Selbständigkeit seitens der Arbeit­nehmer. Ag­iles Arbeiten wird gefordert und gefördert, den Beschäftigten wird mehr zugetraut, aber auch mehr abverlangt. Sie müssen in Eigenregie arbeiten und planen ihren Arbeitstag selbständig. Der Vertrauensbonus der Arbeitgeber ist die selbstständige Zeiterfassung, mehr Freiheiten und die Abkehr von An­wesenheitskultur sowie hierarchischen Führungsstilen. Diese neue Freiheit liegt nicht jedem. Studien belegen jedoch, dass dieser Kultur-Switch bei den meisten zu mehr Motivation und Leistung führt. Nun liegt es bei Arbeitgeber und Arbeit­nehmer, diese aktuell praktizierte, flexi­blere Arbeitsweise als Chance zu betrachten und das vielfältige Potential dieser neuen Freiheiten zu nutzen.

Führung wird
neu gedacht

Es gilt loszulassen. Weniger Kontrolle, mehr Freiräume, mehr Vertrauen. Was in Zeiten der Pandemie von einem Tag auf den anderen erfolgen musste, ist der Startschuss für eine neue Führungs- und Arbeitskultur und einen kooperativeren Führungsstil. Man agiert auf Augenhöhe, der Mitarbeiter arbeitet selbständig und verantwortungsvoll an seinen Aufgaben ohne ständige Kontrolle. Durch räumlich distanziertes Arbeiten sind klare Ziele, Erreichbarkeit und ein proaktives und sensibles 'Da-sein" für die Mitarbeiter wichtig. Doch wie kann der Arbeitgeber dabei seiner Fürsorgepflicht gerecht werden? Was kann der Chef gegen eine mögliche Vereinsamung seiner Mitarbeiter im Homeoffice tun? Auch diese Fragen gilt es zu lösen, um aus dem positiven Trend ein Erfolgsmodell für die Zukunft zu entwickeln.

Mit räumlichen Distanzen
wird anders umgegangen

Für wichtige Meetings wurden bisher weite Wege und Reisen ins Ausland getätigt. Nun erfolgt ein Umdenken. Aufgrund von Kontaktbeschränkungen und Reiseverbote war es notwendig, innerhalb kürzester Zeit Alternativen zu finden. Und diese waren meist digital. Videokonferenzen sind im Moment an der Tagesordnung, Anbieter von Videoconferencing-Tools erleben einen Boom. Analoge Meetings werden aktuell durch digitale Treffen ersetzt. Der Datenverkehr ist durch Videokonferenzen am Frankfurter Internet-Knoten um 50% gestiegen2. Im ungeplanten Selbstversuch erfahren wir: Man kann auch über die Entfernung hinweg Themen diskutieren, entscheiden und Projekte voran bringen. In Zukunft stellen räumliche Distanzen keine Hürden mehr dar. Der Anteil an Dienstreisen wird nachhaltig sinken und wir sparen dabei Zeit, Geld und CO2 ein.

2 Pressemitteilung des Internetknoten-Betreibers DE-CIX, März 2020

Die Sprachsteuerung
wird das neue ,,Touch"

"Don't touch" - in Zeiten einer Pandemie. Die praktische Touch-Bedienung erscheint momentan in einem ganz anderen Licht. Wir fühlen uns im Moment nicht sehr wohl beim 'touchen". Insbesondere an Geräten und Stellen, die höher frequentiert sind. Deshalb rückt nun ein anderer Bereich weiter in den Fokus: die Sprachsteuerung. Ohnehin schon ein wichtiges Thema für verschiedenste Endgeräte, wird die Technologie auch in Gebäuden selbst nutzbar. Bei Türen, Wasserhähnen und Aufzügen wird die Sprachsteuerung mittelfristig die händische Bedienung ersetzen und somit eine Ablösung in Sachen Bedienbarkeit einleiten.

Materialien und Oberflächen
werden noch wichtiger

Durch Corona und die daraus entstehende Lungenkrankheit Covid-19 rücken Hygienemaßnahmen und Desinfektion in den Fokus. Auch wenn Oberflächen nachweislich nicht der Hauptüberträger des Virus sind, so gilt es dennoch, das Risiko einer Übertragung über diesen Weg weiter zu minimieren. Neben Reinigung und Desinfektion ist es aber auch die Auswahl der Materialien und Oberflächen selbst, die hier bedeutend ist. Optische, zum Teil haptische Gründe sind normalerweise im Büroumfeld die Treiber bei der Auswahl. Nun rücken Abwaschbarkeit, Antibakterialität und viruzide Eigenschaften in den Vordergrund. Kleinporige, harte Oberflächen, die gut zu reinigen sind, werden relevanter. Genaueres zu Reinigung und Desinfektion von Bürostühlen und -möbeln gibt es in dem Whitepaper 'Hygienemaßnahmen in Corona-Zeiten" zu lesen. Neue Entwicklungen wie Nanotechnologie und Blaulicht schreiten zügig voran und werden in Produkte integriert, um Bakterien und Viren zu stoppen. Es gilt beim Material, was auch im zwischenmenschlichen Bereich gut tut: weniger Oberflächlichkeit, mehr Blick für innere Werte und Eigenschaften.

Mehr Bewusstsein für
Mensch und Natur

Frische Luft, der Spaziergang durch Wälder und über Wiesen, der Blick auf Naturlandschaften - all das hält gesund. Pflanzen und Bäume reinigen die Umgebungsluft. Produktivität, Konzentration und Kreativität steigern sich um 15% in natürlichen Umgebungen3. Und dieses Gesundheitsbewusstsein wird durch die Pandemie nochmal verstärkt. Reine Luft und Gesundheit haben im Laufe von Corona einen ganz neuen Stellenwert erhalten. Dementsprechend heißt es in Büros: ,,Natur willkommen".

3Studie der Universität Exeter von 2014

Zellenbüros erleben
ein Revival

Die Großraumbüros wie sie heute oft zu finden sind - offen und mit vielen Menschen in weitläufigen Räumlichkeiten - wird es in Zukunft so nicht mehr geben. Der Trend zum Open Office kehrt sich um. Was nicht heißt, dass es keine offenen Büros mehr geben wird. Aber abgetrennte Arbeitsbereiche, die für (hygienische) Intimität sorgen, sind plötzlich wieder ,,in" - und das nicht zum Ärger der Mitarbeiter, sondern zu deren Freude. Parallel entwickelt sich ein gesteigerter Bedarf an flexibel einsetzbaren, mobilen und modularen Lösungen für die verbleibenden Büroflächen.

Abstände brauchen
Fläche

Eines zeichnet sich deutlich ab: Es wird langfristig weniger Arbeitsplätze auf mehr Fläche geben, um Abstände zwischen den Menschen zu wahren und so das Risiko von Ansteckungen zu verringern. Die verbleibenden Flächen sind geprägt von flex­ibel nutzbaren Elementen und Touchdown-Arbeitsplätzen. Auch spürt man - ganz abgesehen von faktischen Risiken der Übertragung von Krankheiten - eine Veränderung bei jedem von uns. Wo vorher ein fester Händedruck und eine Umarmung selbstverständliche und gängige Zeichen von Respekt und Sympathie waren, zeigt sich jetzt etwas anderes: Wir fühlen uns wohler mit Abstand. Was bedeutet das in der Praxis: Mehr Platz, mehr Luft, breitere Gänge und flexible Nutzungsmöglichkeiten. Die Zeiten maximaler Flächeneffizienz zu Ungunsten der Nutzer sind vorbei.

Desk-Sharing
bleibt relevant

Weniger Arbeitsplätze auf größerer Fläche erfordern auch Desk-Sharing. Im Wechsel zwischen Homeoffice und Büroarbeit gehören fixe Arbeitsplätze ohnehin der Vergan­g­­enheit an. Die neue hybride Arbeitswelt und großzügige Büroflächen mit weniger Sitzen benötigt Arbeitsplätze, die schnell und flexibel von verschiedenen Personen genutzt werden können. Wichtig ist dabei auch, die von wechselnden Personen genutzten Flächen und Möbel sauber zu halten und wirkungsvoll zu reinigen und zu desinfizieren. Genaueres zu Reinigung und Desinfektion von Bürostühlen und -möbeln gibt es in dem Whitepaper 'Hygienemaßnahmen in Corona-Zeiten" zu lesen.

Mittelzonen und ,,Creative Spaces"
werden noch bedeutender

Gerade weil viele im Homeoffice arbeiten - und das auch gerne machen - wird die verringerte Anwesenheitszeit im Büro umso wichtiger. Das Meinungsforschungsinstitut forsa im Auftrag des Industrieverbands Büro und Arbeitswelt e.V. (IBA) fand heraus: 40% der Befragten vermissen im Homeoffice gemeinsame Team- und Projektarbeit4. Wo auch sonst soll man sich Motivation und Feedback holen und positive Energie aus dem vorhandenen Team-Spirit ziehen. Genau hier gilt es anzusetzen. Die Bürogestaltung muss Kommunikation, Interaktion, den kreativen Austausch mit Kolleginnen und Kollegen sowie das effiziente Arbeiten im Team fördern. Mehr denn je muss Wohlfühlatmosphäre geschaffen werden, die gleichzeitig Konzentration und Kreativität fördert. Die Relevanz von verschiedensten Arbeitszonierungen in der Fläche steigt. Insbesondere flexible Kollaborationsbereiche in Mittelzonen und Meeting Points sind hier gefragt. Dabei werden diese 'Creative Spaces" anders gestaltet sein als vor Corona: großzügiger, luftiger, mit mehr Fläche. Und diesen Platz hat man, da feste Arbeitsplätze abnehmen. Es entstehen mehr hybride Räume mit umfangreicher technischer Ausstattung, die auch einen Mix aus Vor-Ort- und digitaler Präsenz erlauben.

4forsa-Umfrage zur Rückkehr an den Büroarbeitsplatz, April 2020

Homeoffice:
Facts & Figures

30% wollen hauptsächlich im Home­office arbeiten.
US Work From Home Survey 2020, Architekturbüro Gensler

70% wollen hauptsächlich im Büro arbeiten.
US Work From Home Survey 2020, Architekturbüro Gensler

35% der Berufstätigen haben vor der
Coronakrise Homeoffice genutzt.
Befragung des Bayrischen Forschungsinstitut für
Digitale Transformation, März 2020

68% der Berufstätigen wünschen sich
nach der Krise mehr Homeoffice.
Befragung des Bayrischen Forschungsinstitut für
Digitale Transformation, März 2020

49% der Berufstätigen arbeiten momentan
im Homeoffice.
Bitkom Erhebung, März 2020

67% der Berufstätigen fühlen
sich wohl im Homeoffice.
Fraunhofer "Corona Homeoffice Selbsttest" 2020

13% mehr Produktivität bei Berufstätigen
im Homeoffice als im Büro.
Standford University, 2017

30% der Berufstätigen gelingt es im Büro,
bessere kreative Gedanken zu entwickeln.
Fraunhofer "Corona Homeoffice Selbsttest" 2020

Der Küchentisch ist
keine Dauerlösung

Aufgrund der bei vielen extrem kurzfristig erfolgten Verlagerung der Arbeit ins Homeoffice sind einige der neuen Homeoffice-Tätigen noch gar nicht ausreichend ausgestattet. Gemäß einer aktuellen Studie der Technischen Hochschule Köln empfinden mehr als ¼ der Befragten Ihre Ausstattung zu Hause als völlig unzureichend zum Arbeiten5. Das multilokale Arbeiten an Küchentisch, in Wohn- und Kinder­zimmern funk­tioniert, ersetzt aber keinen umfänglich und ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplatz im eigenen Zuhause. Laut einer Studie des Fraunhofer Institut verfügen weniger als die Hälfte der Befragten über ein separates Arbeitszimmer6. Somit steigt auch die Bedeutung von flexiblen Lösungen wie raumteilenden Elementen und vielseitig nutzbaren, ins Interieur passenden Schreibtischstühlen und Tischen. Das Architekturbüro Gensler stellt hingegen das Szenario auf, dass zukünftig in privaten Wohnungs- und Hauskonzepten komplett separate Arbeitsbereiche geplant werden, um Berufliches und Privates in den eigenen vier Wänden zu trennen. So oder so wird aufgrund der erhöhten Homeoffice-Tätigkeit der Bedarf an vielfältigen, individualisierbaren Lö­sungen steigen.

5 Ad-hoc-Studie der Technischen Hochschule Köln 18. April 2020 6 "Corona-Homeoffice Selbsttest" des Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO Stuttgart, Mai 2020

Mehr Produktivität durch
Deep Work im Homeoffice

Gemäß dem Fraunhofer Institut7 und einer Haufe Studie8 geben etwa 60% der Beschäftigten an, dass sie sich zu Hause besser konzentrieren können und zudem kreativer sind. Und dieses Denken ohne Unterbrechung, intensiv und kreativ, ist sehr befriedigend für den Mitarbeiter - und zeitgleich produktiv für den Arbeit­geber. Gemäß einer Untersuchung der Standford University führt die Arbeit von Zuhause aus zu einer Leistungssteigerung von 13%. Die Gründe sind klar: Weniger Störfaktoren wie etwa Kollegen und Telefone, weniger Lärm. Natürlich droht auch Zuhause Ablenkung - aber die kann man besser lenken und reduzieren als im Büro. Doch diese Fokussierung birgt auch Gefahren: Pausen werden nicht gemacht, die regelmäßige Bewegung geht unter, der Feierabend schiebt sich nach hinten. Um dem entgegen zu wirken, sorgen Bewusstsein und Selbstdisziplin für inten­sivere Arbeitszeit im Homeoffice.

7 "Corona-Homeoffice Selbsttest" des Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO Stuttgart,
Mai 2020
8Haufe Studie 2020 'Gesundes Homeoffice"

Die richtige Mischung aus Home-
und Office-Arbeit macht's

Studien besagen, die Menschen wollen zum großen Teil im Büro arbeiten. Andere ergeben, dass sich die meisten im Homeoffice sehr wohlfühlen. Was sich auf den ersten Blick wie ein Widerspruch anhört, ist bei näherer Betrachtung keiner. Im Homeoffice kann man konzentrierter an Aufgaben arbeiten und man spart sich den Fahrweg - was laut einer Studie bereits bei einem Anteil von 10% der Erwerbstätigen, die mit dem Auto unterwegs sind und ienmal pro Woche von zu Hause aus arbeiten, 4,5 Milliarden Kilometer an Pendelstrecke in Deutschland einspart9. Im Büro hingegen pflegt man vermehrt soziale Kontakte, arbeitet kreativ im Team und von Angesicht zu Angesicht. Diese Faktoren sind für die Motivation und gute Arbeitsergebnisse der Mitarbeiter unerlässlich. Somit ist das hybride Arbeiten die richtige Wahl.

9Bericht Institut für angewandte Arbeitswissenschaften 2019

Fazit

Nicht alle Entwicklungen in der Arbeitswelt werden maß­geblich durch die Corona-Pandemie beeinflusst. Doch Corona hat viele Trends und Veränderungen radikal beschleunigt. Wann die Wirtschaft sich von der Krise erholen wird, kann aktuell nicht vorhergesagt werden. Doch wir können die momentane Situation als Chance begreifen, Dinge zu verändern und voran zu treiben. So schaffen wir die Grundlage für ein flexibles und hochproduktives Arbeitsumfeld, welches fähig ist, zügig einen Aufschwung hervorzubringen. Die hybride Arbeitswelt nach Corona wird geprägt sein von deutlich mehr Homeoffice, einer erhöhten Flexibilität in der Flächennutz­ung und dem vermehrten Einsatz digitaler Kommunikationsmittel. Dabei werden allen voran umfangreiche Lösungen für die individuelle Einrichtung professioneller und ergonomischer Homeoffice-Bereiche gefragt sein. Hinzu kommt eine steigende Nachfrage an flexibel einsetzbaren, mobilen und modularen Produkten für die verringerten Büroflächen.


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Übersicht


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